Tämä on Kuudes Kerros Helsinki Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 21.6.2022. Viimeisin muutos 29.11.2023

1. Rekisterinpitäjä

Kuudes Kerros Helsinki Oy (Y 1873202-3) [myöhemmin ”Kuudes”]

Tehtaankatu 27 – 29, 00150 Helsinki

kuudes.com

2. Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Terhi Hyvönen, terhi.hyvonen@kuudes.com, +358 50 413 4797

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tämä seloste kuvaa, kuinka Kuudes käsittelee henkilötietojasi, kun osallistut Kuudennen asiakkaiden lukuun tehtäviin tutkimuksiin ja kyselyhin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

– tutkimusten toteutus

Käsittelemme henkilötietojasi haastattelujen ja kyselytutkimusten toteuttamiseksi sekä online-yhteisöissä, joissa meidän on tarve käsitellä yhteystietojasi tutkimuksen toteuttamista varten. Käsittelemme tutkimuksissa antamiasi henkilötietoja tutkimukseen osallistumisen yhteydessä antamasi suostumuksen perusteella.

– tutkimukseen osallistumisen palkitseminen

Joihinkin tutkimuksiin osallistuminen palkitaan lahjakortilla. Mikäli tutkimukseen osallistuminen sisältää lahjakortin vastaanottamisen, käsittelemme henkilötietojasi lahjakortin toimittamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi lahjakortin toimittamiseksi kanssasi tehdyn sopimuksen perusteella, kun palkkiosta on sovittu. Lisäksi käsittelemme henkilötietojasi lahjakorttien arvontaa varten, jolloin henkilötietojesi käsittely perustuu tutkimukseen osallistuessasi antamaasi suostumukseen. Jos palkitseminen aiheuttaa veroseuraamuksia, käsittelemme verotukseen liittyviä tietoja lakisääteisen velvoitteen perusteella. Kuudennella on velvollisuus toimittaa tulotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitetut tiedot Verohallinnolle.

– tutkimusten arviointi

Saatamme käsitellä henkilötietojasi, kun arvioimme tutkimustemme toteutusta. Arvioinnin avulla voimme kehittää tutkimustoimintaamme. Kehitystyö ja tutkimusten arviointi perustuu oikeutettuun etuumme parantaa tutkimuksiamme.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, jolla olisi vaikutuksia rekisteröidyn asemaan.

4. Mitä tietoja voimme käsitellä ja kuinka pitkään tietoja käsitellään?

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

– Yhteystiedot, kuten nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

– Henkilökohtaiset tiedot, kuten sukupuoli ja syntymäaika

– Muut ilmoittautumisessa, hakulomakkeilla tai tutkimuksessa antamasi henkilökohtaiset tiedot. Tiedot voivat olla mitä tahansa henkilötietoja tutkimusasetelmasta riippuen.

-Tiedot osallistumisistasi

– Osallistumispäivämäärä ja -aika

– Meille lähettämiesi viestiesi sisältö

Tutkimuksessa edellytettyjen tietojen käsittely on välttämätöntä tutkimuksiin osallistumiseksi. Annettua vastausta ei välttämättä voida ottaa huomioon tutkimuksessa, mikäli Kuudennelle annetut henkilötiedot ovat puutteellisia.

Voimme käsitellä henkilötietojasi niin kauan, kun tarvitsemme niitä käsittelyn tarkoitusta varten. Poistamme tai anonymisoimme tutkimuksen toteuttamiseksi tarvittavat henkilötiedot viimeistään kolmen kuukauden kuluttua tutkimuksen päättymisestä. Mahdolliseen palkkioon liittyviä henkilötietoja säilytetään tutkimusta seuraavan vuoden toukokuuhun asti verotuksellisista syistä, ja poistetaan tämän jälkeen. Tutkimusten pohjalta tehtävät muistiinpanot, litteroinnit ja raportti eivät sisällä henkilötietoja, vaan tiedot anonymisoidaan raportointia varten.

5. Mistä lähteistä keräämme Henkilötietojasi?

Rekisteriin tallennettavat tiedot saamme suoraan sinulta lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, tutkimuksissa, haastatteluissa, kyselyissä, suostumuslomakkeissa tai muista tilanteista, joissa luovutat meille tietojasi.

6. Tietojesi luovutus tai jakaminen ja tietojesi siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme koskaan luovuta henkilötietojasi ulkopuolisille rekisterinpitäjille. Mahdolliseen palkkioon liittyvät tiedot luovutetaan kuitenkin Verohallinnolle lain edellyttämässä laajuudessa.
Jaamme henkilötietojasi meille palveluita tuottaville kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kuudennen määrittämiin tarkoituksiin ja ainoastaan Kuudennen antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijät eivät käytä henkilötietoja itse määrittämiinsä tarkoituksiin.

Kuudes käyttää seuraavia työkaluja ja Käsittelijöitä palveluiden toteuttamista varten:
-Recollective Inc., online-yhteisöt, kyselyt ja ryhmähaastattelut. Mikäli tarvitsemme teknistä tukea, henkilötietojasi mahdollisesti siirretään Kanadaan, jossa tekninen tuki sijaitsee EU-maiden lisäksi. Henkilötietojen siirto Kanadaan on sallittu Euroopan komission antamalla päätöksellä, jonka mukaan Kanada tarjoaa riittävän suojan henkilötiedoille.
– SurveyMonkey (Momentive), verkkokyselyt
– Microsoft Corporation, Microsoft Office Business Services
– Visma Services Oy, suostumuslomakkeiden säilytys

Näiden Käsittelijöiden lisäksi Kuudes voi käyttää käsittelijöinä muita analytiikkapalveluluiden tuottajia, rekrytointitoimistoja, käännöstoimistoja, verkkokyselytyökaluja tai tutkimustoiminnan alihankkijoita palveluiden toteuttamista varten.

Saatamme luovuttaa tutkimukseen osallistuvien tietoja tutkimuksesta ja siihen osallistujista tutkimuksen tilanneelle asiakkaallemme. Emme koskaan luovuta henkilötietojasi muille ulkopuolisille rekisterinpitäjille kuin tutkimuksen tilaajalle.

Kuudes ei siirrä henkilötietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, ellei edellä nimenomaisesti ole todettu toisin.

7. Henkilötietojesi suojaaminen

Noudatamme tietojesi käsittelyssä huolellisuutta ja suojaamme tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tietojesi tarkastusoikeus ja sinun oikeutesi vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Sinulla on lisäksi seuraavat oikeudet:

– poistaa tietosi ja tulla unohdetuksi

– rajoittaa tietojesi käsittelyä

– siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

-vastustaa tietojesi käsittelyä

– olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Jos olet antanut suostumuksesi tietojesi käsittelyyn, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua taikka käyttää muita oikeuksia, pyyntö tulee lähettää meille yllä kuvattuja yhteystietoja käyttäen ja tarvittaessa sinun tulee todistaa henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

9. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Vaihde: 029 56 66700

Faksi: 029 56 66735

Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

10. Tietosuojakäytäntöjen päivittäminen

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös Henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti. Jos henkilötietoja käsitellään muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen, Kuudes ilmoittaa rekisteröidylle uudesta käyttötarkoituksesta ennen jatkokäsittelyn aloittamista.