Tämä on Kuudes Kerros Helsinki Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 22.6.2022. Viimeisin muutos 1.8.2022.

1. Rekisterinpitäjä

Kuudes Kerros Helsinki Oy (Y-tunnus 1873202-3) [myöhemmin ”Kuudes”]
Tehtaankatu 27 – 29, 00150 Helsinki
www.kuudes.com 

2. Yhteyshenkilö tietosuojaa koskevissa asioissa

Terhi Hyvönen, terhi.hyvonen@kuudes.com, +358 50 413 4797

3. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tämä seloste kuvaa, kuinka Kuudes käsittelee henkilötietojasi, kun edustamasi yritys on Kuudennen asiakas, potentiaalinen asiakas tai kuulut Kuudennen sidosryhmiin.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

• Toimittaa tuotteita ja palveluja

Voimme käsitellä henkilötietoja tuotteiden ja palvelujen toimittamiseksi, jos yrityksen edustaja on ostanut meiltä tuotteen tai palvelun, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut tapahtumiimme. Tuotteiden ja palveluiden toimittaminen perustuu oikeutettuun etuumme toimittaa palveluita edustamallasi yritykselle. Tapahtumiimme osallistuminen perustuu sopimukseen tilaisuuteen osallistumisesta.

• Kehittää tuotteita ja palveluja

Voimme käsitellä henkilötietoja tuotteiden ja palvelujen kehittämiseksi, jos yrityksen edustaja on ostanut meiltä tuotteen tai palvelun, käyttänyt digitaalisia palvelujamme, tilannut uutiskirjeemme tai osallistunut tapahtumiimme. Henkilötietoja käsitellään tällöin tilauksen ja toteutuneen lopputuloksen vertaamiseksi ja kehitystarpeiden havaitsemiseksi sekä tuotteiden ja palveluiden kysynnän arvioimiseksi. Tuotteiden ja palveluiden kehittäminen perustuu oikeutettuun etuumme parantaa tuotteitamme ja palveluitamme sekä kykyämme palvella asiakkaitamme tämän yksilöllisiin tarpeisiin perustuen.

• Harjoittaa asiakasviestintää

Voimme käsitellä henkilötietoja asiakasviestinnässämme. Asiakasviestintäämme sisältyy esimerkiksi tuotteisiin ja palveluihin liittyvää viestintää, asiakassuhteeseen liittyvää viestintää ja palveluihin tehtyihin muutoksiin liittyvää viestintää. Voimme myös pyytää palautetta tuotteistamme ja palveluistamme. Asiakasviestintä perustuu oikeutettuun etuumme informoida asiakkuuteen vaikuttavista asioista sekä uusista tuotteista ja palveluistamme.

• Harjoittaa markkinointia

Voimme käyttää henkilötietoja tarjontamme, sisällön ja mainonnan räätälöimiseen ja tarjoamiseen kuten uutiskirjeeseemme. Voimme antaa suosituksia tai näyttää sisältöä ja mainoksia omissa ja kolmansien osapuolten palveluissa, kuten verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa esimerkiksi niille yrityksen edustajille, jotka ovat vierailleet verkkosivuillamme. Markkinointi perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

• Tietoturvasta huolehtiminen

Voimme käsitellä verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnolle välttämättömiä evästeitä tietoturvasta huolehtimiseksi. Tietoturvasta huolehtiminen perustuu oikeutettuun etuumme verkkosivustomme suojaamiseksi.

• Sivuston ja vierailijoiden tilastointi

Käytämme verkkosivustolla muita kuin välttämättömiä evästeitä, joiden tarkoituksena on tilastoida verkkosivuston käyttämistä. Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttäminen perustuu suostumukseen.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröidyn asemaan.

4. Mitä tietoja voimme käsitellä ja kuinka pitkään tietoja käsitellään? 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat:

• Henkilön nimi, yritys/organisaatio, titteli/työnkuvaus organisaatiossa
• Yhteystiedot, kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero ja postiosoite
• Rekisteröidylle kohdistettu viestintä sekä niihin liittyvä toiminta
• Tiedot markkinoinnin luvista ja/tai kielloista
• IP-osoite tai muu tunniste, evästeiden kautta kerätyt tiedot, verkkopalvelumme käytöstä kerättävät tiedot
• Sosiaalisten medioiden käyttöön liittyvät tiedot
• Asiakassuhteen tai vastaavan suhteen alkamis- ja päättymisaika, sekä tapa
• Rekisteröidylle kohdennetut kampanjat, tarjoukset ja niiden käyttö
• Yhteydenottolomakkeiden kautta syötetyt tiedot
• Henkilön itse ilmoittamat luokittelutiedot, kuten mielenkiinnonkohteet
• Tiedot osallistumisista esimerkiksi tapahtumiin, osallistumispäivämäärä ja -aika sekä muut henkilötiedot, kuten ruokavaliota koskevat tiedot
• Muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot, kuten asiakaspalautetiedot

Nimi- ja yhteystietojen sekä organisaatioon liittyvien tietojen käsittely on välttämätöntä asiakkuussuhteen perustamiseksi sekä Kuudennen tilaisuuteen osallistumiseksi. Asiakkuussopimusta ei voida tehdä eikä tilaisuuksiin osallistua, mikäli henkilötietoja ei anneta Kuudennelle.

Säilytämme asiakkuus- tai sidosryhmäsuhteeseen liittyviä henkilötietoja 6 vuotta asiakkuus- tai sidosryhmäsuhteen päättymisestä. Evästeisiin liittyviä tietoja säilytetään 2 vuoden ajan tietojen keräämisestä. Uutiskirjeisiin liittyviä tietoja säilytetään 30 päivää uutiskirjeen tilauksen lopettamisesta. Pyrimme tarvittaessa myös päivittämään henkilötietoja. Tarpeeton tieto poistetaan.

5. Mistä lähteistä keräämme Henkilötietojasi?

Saamme rekisteriin tallennettavia tietoja yrityksen edustajalta asiakassuhteen alussa ja sen aikana. Tiedonlähteitä ovat esimerkiksi sähköpostit, puhelinkeskustelut, sosiaalisen median palvelujen kautta saadut tiedot, verkkosivustomme kautta saadut tiedot, kyselyt, tapahtumien ilmoittautumislomakkeet sekä yhteydenottolomakkeet, joissa yrityksen edustaja itse luovuttaa meille tietojaan. Yrityksen pääyhteyshenkilö voi myös jakaa sellaisten muiden yrityksen edustajien henkilötietoja, jotka liittyvät rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen käyttöön.

Voimme kerätä potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja markkinointitarkoituksiin erilaisten aktivointien kautta. Voimme kerätä yritysten edustajien henkilötietoja myös julkisista lähteistä, kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

6. Tietojesi luovutus tai jakaminen ja tietojesi siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Emme luovuta henkilötietoja ulkopuoliselle rekisterinpitäjälle.

Jaamme henkilötietojasi meille palveluita tuottaville kolmansille osapuolille, jotka käsittelevät henkilötietoja Kuudennen määrittämiin tarkoituksiin ja ainoastaan Kuudennen antamien ohjeiden mukaisesti. Henkilötietojen käsittelijät eivät käytä henkilötietoja itse määrittämiinsä tarkoituksiin. Tällaisia käsittelijöitä ovat Kuudennen käyttämät ohjelmisto- ja pilvipalvelut, markkinoinnin tuottajat, tapahtumien järjestäjät sekä laskutuksen ja tutkimustoiminnan alihankkijat.

Asiakkaiden ja sidosryhmään kuuluvien henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Kuudes voi siirtää Google Analyticsin tarjoamiin evästeisiin liittyviä henkilötietoja Yhdysvaltoihin, mikäli käyttäjä on antanut kyseisille evästeille suostumuksen. Henkilötietoja siirretään tällöin Yhdysvaltoihin komission hyväksymien mallilausekkeiden mukaisilla ehdoilla.

7. Henkilötietojesi suojaaminen

Noudatamme tietojesi käsittelyssä huolellisuutta ja suojaamme tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

8. Tietojesi tarkastusoikeus ja sinun oikeutesi vaatia tiedon korjaamista

Sinulla on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietosi ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Sinulla on lisäksi seuraavat oikeudet:

• poistaa tietosi ja tulla unohdetuksi
• rajoittaa tietojesi käsittelyä
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
• vastustaa tietojesi käsittelyä
• olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi.

Rekisteröity ei kuitenkaan voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Tilanteeseen vaikuttaa esimerkiksi se, millä perusteella henkilötietoja käsitellään.

Jos olet antanut suostumuksesi tietojesi käsittelyyn, voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Mikäli haluat tarkistaa sinusta tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua taikka käyttää muita oikeuksia, pyyntö tulee lähettää meille yllä kuvattuja yhteystietoja käyttäen ja tarvittaessa todistaa henkilöllisyytesi. Vastaamme sinulle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

Tarkempaa tietoa rekisteröidyn oikeuksista eri tilanteissa löytyy tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta https://tietosuoja.fi/rekisteroidyn-oikeudet-eri-tilanteissa

9. Valitusoikeus

Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot: 
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
Vaihde: 029 56 66700
Faksi: 029 56 66735
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi

10. Tietosuojakäytäntöjen päivittäminen

Kehitämme liiketoimintaamme jatkuvasti ja se saattaa tarkoittaa myös henkilötietojen käsittelyyn liittyviä muutoksia. Päivitämme tarvittaessa tietosuojaselosteen vastaamaan muuttuneita toimintatapoja. Muutokset voivat perustua myös lainsäädännön muutoksiin. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteemme sisältöön säännöllisesti. Jos henkilötietoja käytetään muuhun kuin alkuperäiseen tarkoitukseen, Kuudes ilmoittaa rekisteröidylle uudesta käsittelytarkoituksesta ennen jatkokäsittelyn aloittamista.